مونس تابان رو 
بیش از ۲۵ سال از زمانی که مایکل گربر برای اولین بار مفهوم سیستم سازی کسب و کار را به طور رسمی بیان کرد، می‌گذرد. در طول این سال‌ها پیشرفت‌های زیادی در راستای توسعه‌ی فناوری صورت گرفته. امروزه برنامه‌های نرم‌افزاری مبتنی بر فناوری اطلاعات محوریت بسیاری از عملیات تجاری هستند، مانند:
- بودجه بندی
- منابع انسانی
- و مدیریت عملکرد
در سال ۲۰۱۱ کتاب گربر (افسانه کارآفرینی) درباره‌ی سیستم سازی، به عنوان کتاب اول در زمینه‌ی کسب و کار در دنیا شناخته شد که نشان دهنده‌ی اهمیت این موضوع است.
سیستم به مجموعه‌ای از عناصر بهم پیوسته اطلاق میشود که منجر به تولید سود و ثروت برای یک سازمان می‌گردد. کارها انجام میشود بدون آنکه شخص در آن دخالتی داشته باشد. هر روز به شعبه‌های این افراد اضافه میشود بدون آنکه فرد بخواهد مستقیم با این شعب در ارتباط باشد.
سیستم سازی مجموعه‌ای از چرخ دنده‌ها می‌باشد. که در کنار یکدیگر، هماهنگ با یکدیگر عمل کرده، موجب پیشروی کارها میشود. توجه داشته باشید اگر در یک سیستم، شما نقش چرخ دنده اصلی را ایفا می کنید. خود شما مانع اصلی سیستم سازی می‌باشید. شما به عنوان یک مدیر سازمان برای سیستم سازی باید نقش رهبر ارکستر را ایفا کنید، نه اینکه نوازنده باشید.
مهم ترین چیز در سیستم سازی ” مدیر سیستم ساز ” است.
شرایط مدیر سیستم ساز:
- داشتن تفکر رشد برای کسب و کار(فرانچایز)
- به کارگیری افراد توانمند و باور به آن‌ها
- داشتن مهارت‌های کوچینگ در برخورد با پرسنل
- عملگرایی در مسیر سیستم سازی
تکنیک مدیریت یعنی انجام کارها به دست دیگران و وظیفه اصلی مدیر فکر کردن و یافتن اهرم‌ها می‌باشد. اینکه ما خودمون کارها را پیگیری کنیم مانع سیستم سازی می‌شویم و کارها وابسته به ما می‌باشد.
با خود فکر کنید! ببینید که اگر کارهایی که در محل کار انجام میشود بخواهید حجم آن کار را ده هزار برابر کنید …
شما آن کار را چطور انجام خواهید داد ؟!
نگرش جدید! تغییر نگرش گام نخست رفتن به سمت سیستم سازی است.
اولین کاری که برای سیستم سازی لازم است این است که شما نگرش خود را نسبت به کار تغییر دهید. تا زمانی که شما ذهنیت کارمندی دارید و می‌خواهید کارها به دست خودتان انجام شود. تا زمانی که نگاه شما این است که بدون دخالت شما کارها انجام نمی‌شود.
شما نمی‌توانید سازمان خود را به ماشین پول سازی تبدیل کنید! ساخت ماشین‌های پول سازی زمان‌بر ولی پایدار می‌باشد. این کار هیچگاه به صورت ماکروویوی انجام نمی‌پذیرد. ابتدا باید بردباری را در خود افزایش دهید. خود را برای دوره‌های زمانی بسیار مهم آماده کنید.
برای سیستم سازی باید چرخ دنده‌ها را درست سر جای خود قرار دهید.
زیرا هر چرخ دنده کار خود را انجام میدهد. این یعنی اینکه باید بتوانید حداکثر استفاده را از افراد داشته باشید. به گفته جان ماکسول در کتاب جوهره مدیریت، اردک‌ها را به کلاس عقاب‌ها نفرستید. ما باید به عنوان یک مدیر بتوانیم یک سری از دیدگاه‌های خود را تغییر دهیم!
علاقمند به تحلیل و تصیح باشید؛ مدیران ارشد باید ویژگی تجزیه و تحلیل قوی داشته باشند زیرا که آن‌ها آنالیزگر می‌باشند.
مجموعه کارهای یک سازمان فرآیندها را تشکیل می‌دهند.
پیچیدگی فرآیندها برابر با مربع مجموعه مراحل فرآیند می‌باشد. یعنی اگر یک فرآیند در 5 مرحله انجام میشود پیچیدگی آن 25 می‌باشد. هرچه این پیچیدگی بیشتر باشد تعداد اشتباهات نیز در طی انجام آن بیشتر خواهد شد. مدیر باید بتواند مراحل انجام فرآیند را کاهش دهد. با کاهش مراحل اشتباهات کاسته شده و کارها روی روال انجام می‌پذیرد.
این سیاست‌ها از کارهای ساده مانند نحوه‌ی پاسخگویی به تلفن و پروتکل‌های اداری تا فرآیندهای پیچیده‌‌تر مانند نحوه‌ی پاسخگویی به نیازهای مشتریان و ایجاد رضایت در آن‌ها را شامل میشود. سیستم سازی وظیفه‌ی ایجاد این چارچوب‌ها در هر کسب و کاری را بر عهده دارد. فرآیند سیستم سازی با همه‌ی اجزای یک کسب و کار مرتبط است.
انواع سیستم سازی کسب و کار
- موجودی
- پشتیبانی
- آموزشی و ارزیابی
- استخدام
- فروش و…
مزایای سیستم سازی در کسب و کار
- فرآیندهای اصلی شرکت متکی به یک شخص نخواهد بود
- حفظ دستآوردهای سازمان در طول زمان
- کاهش خطای انسانی در انجام فرآیندها
- مدیریت دانش
- دسترسی ساده به اطلاعات و امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها
- تمرکز بیشتر مدیران در توسعه کسب و کار به جای کنترل فرآیندها
استفاده از فرآیند آموزش سیستم سازی در کسب و کار یکی از ضروری‌ترین تکنیک‌هایی است که مزایای بسیار زیادی را برای کسب و کار شما به همراه خواهد داشت مانند کاهش هزینه‌های سازمان
CRM چیست و چه کمکی به سیستم سازی کسب و کار می کند؟
مدیریت ارتباط با مشتری یکی از ارکان مهم برای سیستم سازی یک کسب و کار است. زیرا فرآیند فروش، بازاریابی و حتی قیف فروش در این سیستم پیگیری می‌شوند و می‌توانند به صورت اتوماتیک کارها را انجام دهند، بنابراین توجه و استفاده از آن سرعت کسب و کار شما را افزایش میدهد و در نهایت باعث میشود شما با خیال راحت سیستم سازی سازمانی خود را انجام دهید!
دوره‌های آموزشی مرتبط با سیستم سازی
- هوش سیستم سازی
- تعریف عملیاتی
- اجزای سیستم سازی
- واگذاری و استخدام و اخراج حرفه ای
- فرایندهای هر کسب و کار
- مدیریت تیم
- ایجاد ارزیابی عددی برای اجزای کسب و کار
- رشد و گسترش کسب و کار
فرایند سیستم سازی را از کجا شروع کنیم؟
- مدیریت ارتباط با مشتری
- مدیریت نقدینگی
- آموزش
- ارتباطات
- مدیریت پروژه
پله‌های یادگیری سیستم سازی و اجرا
- سیستم سازی چیست
- فرایند چیست؟
- مدیریت فرایند چیست؟
- مدل‌سازی فرایند کسب و کار
- شناسنامه فرایند
- نقشه فرایندی
- پیاده سازی فرایند
دکتر دمینگ می‌گوید 85 درصد مشکلات کسب و کار نتیجه فرایندها، ساختار و مکانیزم‌های کنترل است و تنها 15 درصد نتیجه عملکرد کارکنان است.
این جمله بسیار کلیدی از آقای ادوارد دمینگ را به خاطر بسپارید!
از سوی دیگر ایجاد سیستم به طور همزمان در همه بخش‌های کسب و کار نیز یکی دیگر از اشتباهاتی است که اغلب کسب و کارها انجام می‌دهند. ما همیشه برای ایجاد سیستم توصیه می‌کنیم ابتدا یک ارزیابی از وضع موجود کسب و کار انجام شود تا با کمک آن مشخص کنیم شرایط فعلی چگونه است و کدام بخش یا واحد کسب و کار اوضاع وخیم‌تری دارد و بدین ترتیب نقطه شروع را پیدا کنیم. بررسی وضعیت موجود کسب و کار و تعیین نقطه شروع در قالب یک خدمت ویژه ارائه می‌گردد. برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت آکادمی و دوره‌های مرتبط با سیستم سازی آن مراجعه نمایید. ایجاد همزمان چندین سیستم در تمام کسب و کار ممکن است باعث کندی کار، زمان‌بر شدن، فرسایشی شدن کار، بی‌انگیزگی و غیره میشود که در نهایت ایجاد سیستم و استفاده از مزایای فوق‌العاده‌ی آن را به خطر می‌اندازد.
سيستم سازی به کمک شما می‌آید!
1 – برای مالکین و مدیران کسب و کار مشخص میشود چگونه هر بخش از کسب و کار را هدایت کنند.
2- کسب و کار را قادر می‌سازد تا تحت مدیریت، فعالیت‌ها را اجرا کند تا صاحبین کسب و کار مطمئن باشند که همه کارکنان درک کرده‌اند چه چيزی لازم است انجام دهند.
3- شما را قادر می‌سازد قبل از آن که شرایط خیلی بد شود، مشکل يا مشکلات بالقوه را شناسایی کنید.
4- شما را قادر می‌سازد تا شناسایی کنید که آیا چالش‌ها به خاطر مشکلی در سیستم رخ میدهد یا به خاطر کارکنان و افراد.
5- همه عناصر کسب و کار بر اساس یک روش عمل میکنند در نتیجه باید در برابر فعالیت‌هایشان پاسخگو باشند.
6- همه در ارائه راه کارهای بهبود وضعیت درگیر می‌شوند.
7- کمک میکند کارکنان جدید راحت‌تر وارد کسب و کار شده و در آن درگیر شوند.
8- به کاهش هزینه آموزش و افزایش سرعت کسب و کار کمک میکند.
9- به ارزش دارائیهای سازمان اضافه میکند.
مدل‌های موفق
مدل‌های موفق سیستم سازی در کارآفرینی گوگل یکی از موفقترین نمونه هایی است که اهمیت و قدرت سیستم سازی در کسب وکار را نشان میدهد. هر بار که شما از موتور جستوجوی گوگل استفاده می‌کنید، هزاران کامپیوتر به طور اتوماتیک وارد این فرایند می‌شوند تا نتایج مطلوب را به شما ارائه کنند. الگوریتم موتور جستوجوی گوگل که در واقع نامی است که به سیستم‌سازی این فرایند اطلاق میشود، مشخص میکند که این کامپیوترها چطور با هم کار میکنند. کارمندان گوگل به طور مداوم در حال تالش برای بهبود عملکرد این سیستمها هستند.
هر سال، مهندسان گوگل بیش از ۵۵۰ تغییر برای بهبود الگوریتم اصلی این موتور جستوجو ایجاد می کنند. همین ویژگی های ارتقا دهنده باعث می شود که روزبه روز نتایجی که از گوگل دریافت می کنید، دقیق تر و مفیدتر باشد. در نتیجه این سیستم سازی و برنامه ریزی مدون، شما در محدوده زمانی کمتر از دو دهم ثانیه، به نتیجه مطلوب خود از طریق موتور جستوجوی گوگل دست پیدا می کنید. در این فرایند، هیچ نوع مداخله انسانی وجود ندارد. اگر این کسب و کار، سال ها زمان و انرژی برای بهبود سیستم ها صرف نمی کرد، به این نتیجه خیره کننده دست نمی یافت و امروز، موفق ترین کسب و کار دنیا نبود.
نمونه‌ای دیگر
یکی دیگر از موفق ترین نمونه های سیستم سازی در کسب و کار، مجموعه فروشگاه های زنجیرهای مک دونالد است. این مجموعه بزرگ شامل بیش از ۳۶ هزار شعبه در ۱۱۹ کشور دنیا است. هر شعبه از این رستوران، توانایی این را دارد که یک محصول یکسان را مطابق با استانداردهای تعیین شده و خدمات یکسان در سراسر دنیا عرضه کند. فرقی نمی کند که این شعبه در کجای دنیا قرار داشته باشد یا چه کسی مدیریت آن را بر عهده داشته باشد، در تمامی شعبه ها استانداردهای یکسانی رعایت می شود و محصولات و خدمات، کاملا یکسان است.
این سطح از استاندارد بودن چیزی نیست که صرفا با آموزش محصولات و خدمات به دست آمده باشد بلکه این سیستم ها هستند که در مک دونالند نتایج یکسانی را ایجاد می کنند. مک دونالد و سایر رستوران های زنجیرهای مشابه، مدلی برای کسب وکارهای موفق عرضه کرده اند که مبتنی بر شیوه ی خاصی از سیستم سازی است. این سیستم ها به نحوی طراحی شده است که احتمال هر گونه تغییر و مغایرت در محصوالت و خدمات را به صفر میرساند.
زمانی که تصمیم می گیرید یک شعبه از رستوران مک دونالد را تاسیس کنید باید در کلاس ها و دوره های آموزشی مخصوص این کسب و کار حضور پیدا کنید تا استفاده از این سیستم ها را یاد بگیرید و نحوه مدیریت یک رستوران مک دنالد را بیاموزید.
برای شروع
حتی اگر به تازگی کسب و کاری را راه اندازی کرده اید، در راه اندازی سیستم ها و استفاده از آن‌ها تعلل نکنید. راز موفقیت مک دونالد این بود که سیستمی ساخت که بتواند کارمندان را با کمترین مهارت ممکن در جایگاه ها و رتبه های خود به کار بگیرد. به کلمه کمترین مهارت ممکن دقت کنید. زیرا اگر کسب و کار شما وابسته به افراد با تخصص بالا باشد، دیگر تکثیر آن غیرممکن است.
در سیستم سازی خواهید آموخت چگونه به جای اینکه از افراد حرفه ای استفاده کنید یک سیستم حرفه ای طراحی کنید تا افراد معمولی هم بتوانند بر اساس سیستم عملکرد بالایی داشته باشند. کسب و کارهای بزرگ توسط افراد استثنایی ساخته نمی شوند بلکه توسط افراد معمولی که کارهای استثنایی می کنند ساخته می شوند.
