مونس تابان رو 
برقراری ارتباط کاری و حرفهای یکی از مهمترین مهارت‌هایی است که هر فرد شاغل باید بر آن تسلط داشته باشد. ارتباط موثر و موفق با همکاران، مدیران، مشتریان و شرکای تجاری نقش کلیدی در موفقیت فردی و سازمانی ایفا می‌کند. در این مقاله قصد داریم به صورت جامع به بررسی اصول، نکات و چک لیستی برای برقراری ارتباطات کاری حرفهای بپردازیم تا بیش از پیش در برقراری و حفظ ارتباط موفق و موثر موفق باشید پس با اکادمی علم و مسکن همراه باشید!
۱. گوش دادن فعال: پایه و اساس هر ارتباط موثر، گوش دادن فعال است. در ارتباطات کاری باید با دقت و تمرکز به صحبت‌های طرف مقابل گوش دهید. سعی کنید حرفهای او را بشنوید، درک کنید و به خاطر بسپارید. پرسش‌های مناسب بپرسید و بازخورد دهید تا طرف مقابل متوجه شود که شما به حرف‌هایش اهمیت می‌دهید.
۲. بیان شفاف و مختصر: در دنیای پرمشغله کسب و کار، زمان بسیار ارزشمند است. پس سعی کنید پیام و منظور خود را به صورت شفاف، واضح و مختصر بیان کنید. از کلمات ساده، رسا و قابل فهم استفاده نمایید. نکات کلیدی و مهم را برجسته کنید و از حاشیه‌پردازی و طولانی کردن بی‌مورد صحبت پرهیز کنید.
چک لیست آداب و رسوم برقراری ارتباطات کاری حرفهای
۳. زبان بدن و ارتباط غیرکلامی: ارتباطات کاری فقط محدود به گفتار و نوشتار نمی‌شوند، بلکه زبان بدن و علائم غیرکلامی نیز نقشی حیاتی در انتقال پیام دارند. با حفظ تماس چشمی، لبخند، حالات چهره، ژست‌ها و طرز نشستن مناسب، می‌توانید علاقه، توجه و احترام خود را به طرف مقابل نشان دهید. همچنین به زبان بدن فرد مقابل هم توجه داشته باشید تا بتوانید احساسات و واکنش‌های او را بهتر درک کنید.
۴. حفظ حرفهای گری و احترام: ارتباطات کاری باید همواره بر پایه احترام متقابل و حرفهای گری باشند. به عقاید، نظرات و حریم شخصی دیگران احترام بگذارید. به موقع سر جلسات و قرارها حاضر شوید. از الفاظ، لحن و رفتار محترمانه و مناسب محیط کار استفاده کنید. از شایعه‌پراکنی، غیبت و حاشیه‌سازی بپرهیزید. در نهایت همیشه مسئولیت‌پذیر و پاسخگو باشید.
۵. سازگاری و انعطاف‌پذیری: هر فرد سبک ارتباطی، شخصیت و ترجیحات متفاوتی دارد. برای ارتباط موثر باید بتوانید خود را با سبک‌های ارتباطی مختلف وفق دهید. متناسب با فرد مقابل، از روش‌های ارتباطی رسمی یا غیررسمی استفاده کنید. با افراد برون‌گرا صمیمی‌تر و با افراد درونگرا رسمی‌تر رفتار نمایید.
۶. ارتباط کتبی و ایمیل حرفهای: امروزه بخش زیادی از ارتباطات کاری به صورت نوشتاری و از طریق ایمیل انجام می‌شود. در این نوع ارتباطات نیز اصول حرفهای گری را رعایت کنید. ایمیل را با یک عنوان گویا و واضح ارسال کنید. متن ایمیل را ساده، منسجم و خلاصه بنویسید. املای صحیح کلمات، علائم نگارشی و آیین نگارش را رعایت کنید. برای متن‌های رسمی‌تر، فونت، اندازه و فرمت استاندارد به کار ببرید. از پیوست‌های سنگین و غیرضروری اجتناب کنید.
۷. مدیریت تعارض و مذاکره: اختلاف سلیقه و نظر در محیط کار امری طبیعی است. مهم این است که بتوانید این تعارضات را به شیوه سازنده مدیریت کنید. در جلسات و مذاکرات، به خوبی از مهارت‌های ارتباطی و مذاکره خود بهره بگیرید. از کلمات «من» به جای «تو» استفاده کنید. به جای سرزنش طرف مقابل، بر راه‌حل تمرکز کنید. برای درک بهتر دیدگاه طرف مقابل تلاش نمایید و در عین حال منافع خود را هم مدنظر داشته باشید.
۸. پیگیری و انجام تعهدات: برقراری یک ارتباط کاری موفق فقط محدود به یک جلسه یا مکالمه نیست. مهم این است که پس از هر ارتباط، به صورت سیستماتیک پیگیری لازم را انجام دهید. صورتجلسه تهیه کنید، وظایف تعیین شده را به موقع انجام دهید و به تعهدات خود عمل کنید. مرتباً پیشرفت کارها را به اطلاع ذینفعان برسانید.
۹. بهبود مداوم مهارت‌های ارتباطی: مهارت‌های ارتباطی مجموعه‌ای از توانایی‌هایی هستند که می‌توان با تمرین و تکرار آن‌ها را تقویت کرد. با مطالعه کتاب‌ها و منابع معتبر، شرکت در کارگاه‌های آموزشی و دریافت بازخورد از دیگران می‌توانید نقاط قوت و ضعف ارتباطی خود را شناسایی کرده و در جهت بهبودشان گام بردارید.
مهارت برقراری ارتباط موثر و حرفهای در دنیای کسب و کار کلید طلایی موفقیت است. با درک و تمرین اصولی که در این مقاله ذکر شد، می‌توانید این مهارت حیاتی را در خود تقویت نمایید. ارتباط خوب با دیگران، نه تنها به انجام بهتر وظایف کاری کمک می‌کند، بلکه فرصت‌های بیشتری برای رشد و پیشرفت فردی و سازمانی ایجاد می‌کند. با برقراری ارتباطات کاری سازنده، مطمئناً در مسیر موفقیت گام بر می‌دارید.
